協作基建

流程跑得順、訊息傳得清楚、卡關有人接 —— 這三件事決定整個學期能不能順利走完。 這篇幫你把「該怎麼跑」和「該用什麼工具」一次想清楚。

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Part 1：敏捷開發 — 小組專案的最佳節奏

為什麼是敏捷開發？

學員專案時間有限、組員幾個、需求會變、不會做完美 —— 這正是敏捷被設計來解決的場景。

敏捷不是「速度快」，是「願意接受『我們一開始想的不完全對』，然後快速調整」。

直接照搬企業的 Scrum 方法會太笨重。下面是給「小組專題」剪裁過的版本 (模擬 Scrum 的簡化方法，關於Scrum正式做法補充在最後)

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為什麼選 Scrumban（不選完整 Scrum 或純 Kanban）

業界有兩大主流：

學派	一句話特色	對小組的問題
Scrum	用 sprint 把時間切成等長格子，含 5 個 ceremonies	5 個 ceremonies 對 3 人組太重，開會時間 > 寫 code 時間
Kanban	用看板視覺化、WIP limit 限制同時做的事	沒有節奏感，學員容易拖延

Scrumban = 兩者折衷：保留 Kanban 看板 + 採 Scrum 的雙週節奏 + 只做最關鍵的兩個 ceremonies。

業界小團隊（新創 / 3-10 人）最常用 Scrumban

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Scrumban 三大支柱

1. 看板 + WIP limit       任務狀態視覺化，限制同時做的事（每人最多 3 個 in-progress）
2. Sprint Planning        每 1 週開一次，決定這週要做什麼
3. Sprint Review          每 1 週開一次，跟組內確認想法或功能

輔助：

• 異步 Daily Check-in（溝通通句進行文字討論）
• final retro（只在學期末做，看 06 章）

不用做的：

• ❌ Sprint Retro（反省會議是不斷迭代和優化的關鍵，但課程中每週去做會容易疲乏；改成學期末做一次深度 final retro）
• ❌ Velocity / Story Points（本來跑敏捷有所謂的計點制方式，每個人都有被分配的點數量要完成，但課程中我們有意識地持續「推進」就好）

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看板長怎樣

📥 Backlog        🎯 This Sprint    🚧 In Progress    👀 Done        ✅ Done
還沒排程           本 2 週要做       進行中（限 2/人）   等 Review 或確認     已完成
─────────         ─────────         ─────────         ─────────        ─────────
T-001             T-005             T-002 (Alice)     T-006 (Bob)      T-001
T-008             T-006             T-003 (Bob)                         T-004
T-009             T-007             T-007 (Carol)
...               T-008
                  T-009

WIP limit 規則：每人 In Progress 最多 3 張卡。每張卡片要能在半天完成，超過要先做完一張才能新開。 (這就是 Kanban 精髓 —— 強迫聚焦、暴露瓶頸)

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Sprint Planning 怎麼做（每 1 週一次，每次限定 45-60 分鐘，嚴格計時）

前置：看板 Backlog 有待認領任務寫好。

00-10 min   回顧上週進度（看板上 Done 欄、本期該完成沒完成的卡）
10-30 min   挑本週要做的任務 → 從 Backlog 拖到 This Sprint
            ── 每張卡有：owner、估時、acceptance criteria
30-50 min   風險討論（哪裏會卡、可能有什麼意外、可能誰本週比較忙碌、API 額度等…）
50-60 min   結論 + 看板更新

估時用 size 區分：

• S = 半天能做完
• M = 1-2 天
• L = 3 天
• 超過 L 就要把討論任務或分配，將任務拆成更細或是有人能協助分工

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異步 Daily Check-in

每天團隊的確認時間點在 團隊溝通工具 中寫三句重點：

昨天：我做了 X
今天：我打算做 Y
卡：我卡在 Z，需要如何幫忙

如果沒卡，也要明確說「沒卡」 —— 不然不知道是真的順還是不想講。

開 daily 會議是學員小組最容易疲乏的地方。文字版省時間、有紀錄、可以慢慢回。

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Sprint Review — 跟組內看「真的能用嗎」（每 2 週一次，45-60 分鐘）

Review 的真正目的：

• 對「自己人」demo，看「東西是不是真的能用」
• 收 feedback 給下 sprint
• 教練 / 同學在這時候給意見成本最低

結構（60 分鐘）：

0-15 min   product owner(組長) 講「這 2 週做了什麼」
15-35 min  確認、測試功能的效果(小demo)
35-50 min  Q&A + 反饋
50-60 min  決定哪些反饋進下 sprint backlog

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進度追蹤 — 用「點數預算 + 完成率」

不用企業那種 story point 估算，但也不靠感覺。3 步驟就可以量化：

Step 1 — 估時轉成點數

每張卡片在 Sprint Planning 時標 size，對應一個點數：

Size	工時	點數
S	半天能做完	1
M	1-2 天	2
L	3 天（超過要拆）	4

Step 2 — 算 Sprint 預算

Sprint 預算 = This Sprint 欄所有卡片的點數加總

例：本期總共 8 個 Task （8張卡片） = 3S + 4M + 1L → 預算 3×1 + 4×2 + 1×4 = 15 點

第一個 sprint 憑直覺挑「應該做得完」的量；做完之後，下個 sprint 就有「我們組真實的負荷」作參考，以此不斷迭代優化。

Step 3 — Sprint 結束算「完成率」

完成率 = 完成的點數 / 預算點數 × 100%

連續 3 個 sprint 後，你會看到組裡真實的 velocity：

Sprint	預算	完成	完成率
Sprint 1	15	9	60%
Sprint 2	12	10	83%
Sprint 3	11	10	91%

判讀：

• 完成率 ≥ 80% → 健康，下個 sprint 可以稍微增加一點Task/產量
• 完成率 60-80% → 還行，下 sprint 維持Task/產量
• 完成率 < 60% → 嚴重，下 sprint ，評估是否估算太過樂觀，減少Task/產量

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砍 scope 的藝術 — 用優先級 + 明確 trigger

每張卡開始就標 4 級優先級

優先級	意思	沒這個會怎樣
P0 — must have	demo 一定要展、絕不能砍	demo 沒辦法走完
P1 — should have	demo 沒這個會被嫌「不完整」	demo 能跑但被問會卡
P2 — nice to have	加分項，先放著	demo 不影響
P3 — delight	想做但純為自己爽	完全不影響

規則：P0 不准砍。砍順序：P3 → P2 → P1。Sprint Planning 排卡片時，P0 + P1 加起來不該超過預算的 70%。

明確的「該砍了」trigger

觸發條件	動作
Sprint 過半（W4 / W7 / W10… 第 4 天），剩餘點數 > 預算 60%	開砍 P3，必要時砍 P2
同一張 P0 卡片 in-progress > 2 天	拉教練 + 把卡拆小
連續 2 個 sprint 完成率 < 60%	下 sprint 直接砍 30% scope（不用討論）
Demo 前 1 週 P1 還沒做完	全部 P2 / P3 砍掉，把資源集中到 P1

💡 砍 scope 不是失敗 — 是聰明。業界 PM 一年砍幾十次。重要的是 P0 必有、按時 demo。

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Part 2：溝通工具選型

「我們組討論在哪？」這件事如果沒在第一週決定，整個 sprint 都會混亂。

工具地圖

即時 / 同步 ───────────────────────── 非同步 / 紀錄
     │                                      │
   LINE     Discord      Slack      Notion / GitHub
   群組     社群型        企業型     文件型
     │        │            │              │
     │        │            ▼              │
     │        │       適合多 channel       │
     ▼        ▼       適合 thread          ▼
   速度快   速度快+      品質高           品質高
   品質低   有 channel   $$              速度慢

學員小組的推薦組合

推薦 1：Discord + Notion/Trello + GitHub

工具	用途	為什麼
Discord	daily standup / 即時討論 / voice call	免費 / 多 channel / 整合機器人方便
Notion/Trello	會議紀錄 / 文件 / PLAN 中間版	共編好、好搜尋
GitHub Issues	task / bug / 決策紀錄	跟程式碼放一起、追溯方便

推薦 2：LINE + Google Drive + GitHub

工具	用途	為什麼
LINE 群組	即時討論 / 提醒	大家本來就有、學習曲線零
Google Docs / Sheets	共編文件	老一輩 / 業界都會用
GitHub Issues	task	同上

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Discord vs Slack vs LINE 三個比較

維度	Discord	Slack	LINE 群
學習曲線	中	中	零
多 channel	✅	✅	❌
thread 討論	✅	✅	❌
語音會議	✅ 內建	要 huddle	通話
整合機器人	✅ 超多	✅ 但要付費	有限
保留歷史	✅	免費版 90 天	✅
業界用得多	較少	多	在地小公司
檔案傳輸	✅ 大檔 OK	限額	限額
費用	免費	免費 / 付費	免費

建議：專題用 Discord —— 學習曲線適中、機器人整合方便、學完還能用在其他社群活動。

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[參考] Channel 設計（Discord / Slack 共用）

開好下面這幾個 channel，溝通密度提升 50%：

#announce        重大公告（pin 用、不灌水）
#standup         daily standup（每天一篇）
#general         輕鬆閒聊、迷因、加油
#ingest          ingest 模組討論
#pipeline        pipeline / airflow
#analytics       分析 / 模型
#serve           前端 / API
#review          PR review 通知 + 討論
#alerts          Sentry / monitoring 自動通知
#help            卡關喊救命專用
#decisions       做了什麼決策、為什麼（重要的）
#standup-from-bot  GitHub bot 自動通知（PR / Issue）

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[參考] Notification 設定（不被噪音淹）

• #announce / #alerts：全員開通知（重要）
• module channels：只 owner 開即時、其他人 daily summary
• #general：關通知，自己想看再看
• DM：要小心 —— 業界討論盡量公開到 channel，避免「只有我跟你知道」

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Part 3：專案管理工具選型

這是「task 放哪裡 / sprint 怎麼追」的選型。

主流工具比較

工具	學習曲線	適合規模	強項	弱項	費用
Trello	⭐ 最低	1-5 人	直覺 / 看板拖拉	sprint 觀念弱、報表少	免費 / 個人版 OK
Notion	⭐⭐	1-10 人	跟文件整合好	Database 慢、view 切換麻煩	免費 / Pro $10/m
GitHub Projects	⭐⭐	1-20 人	跟 code 黏緊	UI 沒那麼順	免費

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給學員的選型流程

你們是？
├ 第一次跑專案、想簡單一點
│   → Trello
│
├ 喜歡寫文件、會議紀錄想跟 task 整合
│   → Notion
│
├ 99% 時間都在 GitHub 操作 code
│   → GitHub Projects
│
└ 想體驗業界感、不怕學新工具 or 公司 / 學校已經在用 Jira
   → Jira

個人推薦：Notion（內容較雜但能記錄較多內容）or Trello（輕量化、純看板拖拉）。

理由：

• Notion 適合「文件 + task + 會議紀錄 + 知識庫」全部混在一起的組別，PLAN.md / 設計圖 / sprint 規劃都能放同一處，缺點是 view 切換比較慢。
• Trello 適合「只想要乾淨看板」的組別，5 分鐘就能上手、零學習成本，缺點是文件能力弱（要搭配 Google Docs / Notion）。
• GitHub Projects 雖然跟 code 黏最緊（issue / PR 自動連動），但 UI 對非工程組員不那麼直覺；如果組員都熟 GitHub 操作，這個其實也很好（設定見下方補充）。

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[補充]GitHub Projects 快速設定

1. 進你的 repo → Projects → New project
2. 選 Table view + Board view 兩個
3. 在 Settings → Custom fields 加：
   • Sprint (single select：Sprint 1 / 2 / 3 / Backlog)
   • Priority (single select：P0 / P1 / P2 / P3)
   • Owner (single select：你們組成員)
   • Estimate (single select：S / M / L)
4. 建 4 個 view：
   • Sprint Current：filter by Sprint=當週
   • Backlog：filter by Sprint=Backlog
   • My Tasks：filter by Owner=me
   • By Module：group by Label
5. 把所有 Issue 都拉進這個 Project

每個 sprint planning 用 board view 拖拉，把 Backlog 的 issue 拉到當週 sprint。

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Trello 簡易設定（如果走輕量路線）

開 5 個 list：

📥 Backlog       還沒排程的
🎯 This Sprint   本週要做
🚧 In Progress   進行中（限 3 張，超過要先做完才能新開）
👀 Review        等 review
✅ Done           本週完成

每張卡至少有：

• title（動詞開頭）
• description（acceptance criteria）
• assignee（一人）
• due date
• labels（模組 / 優先級）

WIP 限制（In Progress 限 3 張）超過就要先 finish 一張才能開新的 —— 這是 Kanban 精髓。

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不管哪個工具，這 5 件事不能省

1. 每個 task 有明確 owner(可以一起做 但要有一個主負責人)
2. 每個 task 有簡單的完成條件(例如：資料能成功抓下、DB在雲端環境能成功建立)
3. 狀態流轉清楚：Backlog → Sprint → In Progress → Review → Done
4. 每週要確認有哪些在 In Progress：超過一週的 task = 暗藏問題
5. 試著跟 Git commit 連動：commit / PR 提到 issue 編號（#123）自動關聯

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Part 4：自動化整合（ nice-to-have）

如果還有時間，加這些讓專案看起來更專業：

1. GitHub → Discord 通知

# .github/workflows/notify.yml
- 新 PR / Issue 自動發到 #review channel
- CI 失敗發到 #alerts

2. Standup 自動提醒 Bot

Discord Bot（如 Donut / Standup Bot）每天 09:30 推：

@everyone 該貼 standup 啦：昨天 / 今天 / 卡

3. Sentry → Discord

pipeline 失敗自動通知到 #alerts，不靠人手動看

4. GitHub Actions 跑 weekly report

每週日自動把：

• 本週 merged PRs
• 本週 closed issues
• 各 owner commits 數
• 沒動的 issues（超過 7 天）

整理成 markdown 留在 docs/weekly-reports/

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